報連相とは、報告・連絡・相談の略で、ビジネスにおいて重要なコミュニケーションスキルの一つとされています。
しかし、上司から過剰な報連相を求められる割に効率悪いと感じている方もいらっしゃるでしょう。
今回は報連相に代わる手段を持ってきましたので、ぜひ最後まで読んでご参考になさってください。
爆速で業務を回しましょう。
報連相とは
上司や同僚に、業務の進捗状況やトラブルの発生、意思決定が必要な事柄などを報告・連絡・相談することで、円滑な業務遂行や問題の早期解決につながると言われています。
報連相の起源
1982年頃、当時の山種証券（現・SMBCフレンド証券）の山崎富治社長が発案し、社内で「ほうれんそう運動」を始めたのがキッカケだということです。
山崎さんご本人は「お風呂に入っていたときに思いついた」「雨の日曜日に自宅でぼんやりしていたときに思いついた」と割とテキトーに思いついてます。
実際に言ったのは、山崎富治さんではなく、父親の種二さんだという説まであります。
そもそものスタートがいい加減でしたが、この時代には、企業は迅速な意思決定と組織の一体感が求められていたのは事実としてあるようです。
報連相の問題点
報連相の問題点は、端的に言うと遅い上に効果が薄いということです。
具体的には以下のようなことが挙げられます。
- 報連相に膨大な時間がかかる
- 報連相の内容が過剰になりがち
- 報連相が形式的になりがち
- 報連相が意思疎通の妨げになっている
報連相に膨大な時間がかかる/過剰になりがち
上司や同僚に逐一報告や相談をする必要があるため、報連相に時間がかかります。
特に、上司や同僚から「あれも報告しろ」「これも報告しろ」と言われると、報連相の範囲が広くなり、さらに時間がかかります。
報連相に膨大な時間を費やすと、仕事の効率が下がり、ビジネスチャンスを逃す可能性があります。
報告・連絡のための会議まである企業もあるようで、そこまでいくとちょっと呆れてしまいます。
報連相が形式的になりがち
報連相は、上司や同僚への報告、連絡、相談であるため、ある程度の形式的な表現を用いなければなりませんが、形式的な表現を用いすぎると、本音を言いづらくなり、意思疎通の妨げになる可能性があります。
また、本音が伝わらず、誤解が生じる可能性があるだけでなく、意思疎通がうまくいかず、仕事の効率が下がる可能性があります。
報連相が意思疎通の妨げになっている
話は端的に述べる人と長くなる人がいますが、長くなる人の報連相は他人の報連相の機会を失っているだけでなく業務の進捗に支障をきたす可能性があります。
話している間は、向き合うのがマナーなので、手は止まります。また、他の人が話しかける機会を失ってしまい、そちらの方が重要度が高いと逆効果となります。
報連相に代わるもの
とはいえ、何かしらの手法で情報共有は行わなければなりませんが、現代のビジネス環境では、より効率的でスピーディなコミュニケーションが求められます。
新しいツールや手法を取り入れ、時代に合わせたコミュニケーションを模索することが重要となってきています。
代わるものの候補としては以下のようなものがあります。
雑相（ざっそう）
雑談・相談の略です。
報告連絡が型にはまりすぎている場合に有効です。
そして、形式的な報告連絡よりも雑談の方が本音を引き出せます。
デメリットは本当に雑談で終わる可能性があることぐらいです。
確連相（確認・連絡・相談）
ある程度業務を進めながら確認が必要な所だけ確認してもらうことで、途中の報告を簡略化できます。
報告し続けたところで、上司サイドもどうせ全ては追えないので確認で充分なケースも多いでしょう。
知らんけど。
ソラ・アメ・カサ
ソラ・アメ・カサとは、マッキンゼー・アンド・カンパニーが提唱したビジネスコミュニケーションのフレームワークです。
ソラは「事実」、アメは「解釈」、カサは「判断・行動」を意味します。
ソラ（事実）を見て、アメが降りそうなら（解釈）カサをさす（判断・行動）という意味です。
ソラ・アメ・カサの考え方では、問題を解決するためには、以下の3つの要素を明確にすることが重要です。
- 事実
- 何が起きているか
- 誰が関係しているか
- いつ、どこで、どのように起こっているか
- 解釈
- 事実から何が考えられるか
- 事実から何が起こりそうか
- 判断・行動
- 何をすべきか
- 誰がすべきか
ソラ・アメ・カサは、ビジネスシーンにおいて、問題を解決するための意思決定を迅速かつ的確に行うためのフレームワークとして活用されています。
ソラ・アメ・カサの活用方法は、以下のとおりです。
- 事実を明確にする
- 問題の背景や状況を整理する
- 関係者や関係するデータを収集する
- 事実を客観的に分析する
- 解釈を行う
- 事実から何が考えられるかを整理する
- 事実から何が起こりそうかを予測する
- 事実から何が問題なのかを特定する
- 判断・行動を行う
- 問題を解決するために何をすべきかを考える
- 誰がすべきかを決定する
- 行動に移す
ソラ・アメ・カサを活用することで、以下のようなメリットがあります。
- 問題を正しく理解し、迅速かつ的確な意思決定ができる
- 関係者間でのコミュニケーションを円滑に行うことができる
- 問題の解決に必要な情報を共有し、協力して取り組むことができる
ソラ・アメ・カサは、ビジネスシーンにおいて、問題を解決するための重要なスキルです。
報連相は日本だけ？世界ではどうなっているか
報連相は、日本特有のビジネス文化です。
欧米諸国では、報連相よりも意思決定の迅速化が重視されており、上司や同僚に逐一報告や相談をすることなく、自分で判断して行動することが求められます。
欧米諸国では、報連相よりも以下のようなことが重視されています。
- 意思決定の迅速化
- 自律的な行動
意思決定の迅速化
意思決定の迅速化は、ビジネスにおいて重要な要素です。意思決定が遅れると、ビジネスチャンスを逃したり、競合他社に追い越されたりする可能性があります。
そのため、欧米諸国では、上司や同僚に逐一報告や相談をすることなく、自分で判断して行動することが求められます。
自律的な行動
自律的な行動とは、自分で考えて判断し、行動することです。
上司や同僚の指示を待つのではなく、自分で考えて、自分から行動することが大切です。
外国から見た日本
NATO
NATOと言っても、「北大西洋条約機構」のことではなく、「No Action Talk Only（行動しないで喋ってばっかり）」と皮肉られています。
外国人からすると、日本人は特にそのように映るようであると言われています。
たとえば、アジア諸国やシリコンバレーなどでは、日本企業はいわゆる表敬訪問のノリで話を聞きに行くと言われています。
相手は何かビジネスの機会になるだろうと思って、時間を割きますが、日本側は、社内で検討すると言って、その場を去ると言われています。
やはりActionありきで考える必要があるのかもしれません。
PdCa
こちらも秀逸な皮肉ですが、PDCAサイクルのP（計画）C（チェック）はちゃんとやれてても実行と行動は少ないという意味です。
やはりアクションですね。
報連相よりも必要なのは、意思決定の迅速化と自律的な行動
報連相は、ビジネスシーンにおいて重要なスキルであることは間違いありません。
しかし、報連相にこだわりすぎるあまり、意思決定が遅れたり、自律的な行動ができないようでは、ビジネスパーソンとして成長することができません。
報連相よりも意思決定の迅速化と自律的な行動を重視し、グローバルなビジネスパーソンを目指しましょう。
まとめ
報連相は、日本特有のビジネス文化です。
欧米諸国では、報連相よりも意思決定の迅速化と自律的な行動が重視されています。
報連相は、ビジネスシーンにおいて重要なスキルであることは間違いありませんが、報連相にこだわりすぎるあまり、意思決定が遅れたり、自律的な行動ができないようでは、ビジネスパーソンとして成長することができません。
報連相よりも意思決定の迅速化と自律的な行動を重視し、グローバルなビジネスパーソンを目指しましょう。
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